Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”), informujemy, że:
§ 1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest:
Ewa Winnik, prowadząca działalność gospodarczą z siedzibą w Mierzynie 72-006 przy ul. Porannej 2, REGON 526326208, NIP 8522400760, pod firmą Ryś w Lesie – Niepubliczne Przedszkole / Niepubliczny Żłobek, e-mail: [email protected], tel. +48 888 327 759, zwana dalej „Administratorem”.
§ 2. Zakres przetwarzanych danych
Administrator może przetwarzać w szczególności następujące dane:
1. Rodziców lub Opiekunów Prawnych:
- imię i nazwisko,
- adres zamieszkania,
- numer telefonu,
- adres e-mail,
- dane identyfikacyjne oraz inne dane wymagane przepisami prawa lub niezbędne do zawarcia i wykonywania Umowy.
2. Dziecka:
- imię i nazwisko,
- numer PESEL,
- datę urodzenia,
- adres zamieszkania,
- dane dotyczące uczęszczania do Placówki, w tym obecności i nieobecności,
- informacje dotyczące zdrowia, alergii, diety lub szczególnych potrzeb Dziecka,
- informacje o zdarzeniach związanych z pobytem Dziecka w Placówce,
- inne informacje niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa, właściwej opieki, wychowania i edukacji.
3. Osób upoważnionych do odbioru Dziecka:
- imię i nazwisko,
- numer telefonu,
- dane identyfikacyjne niezbędne do potwierdzenia tożsamości i uprawnienia do odbioru Dziecka.
§ 3. Cele przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzane są w celu:
- zawarcia i wykonywania Umowy,
- prowadzenia dokumentacji wymaganej przepisami prawa,
- prowadzenia dokumentacji dotyczącej pobytu, obecności i nieobecności Dziecka,
- zapewnienia bezpieczeństwa oraz właściwej opieki nad Dzieckiem,
- organizacji opieki, wychowania i edukacji,
- kontaktu z Rodzicami lub Opiekunami Prawnymi,
- organizacji bieżącej działalności Placówki,
- realizacji obowiązków podatkowych, rachunkowych, administracyjnych oraz innych obowiązków wynikających z przepisów prawa,
- rozliczania należności, opłat, dotacji i innych form finansowania pobytu Dziecka w Placówce,
- ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania systemów informatycznych wykorzystywanych przez Administratora,
- prowadzenia działań promocyjnych lub publikacji wizerunku – wyłącznie w zakresie, w którym wymagana jest i została udzielona odpowiednia zgoda.
§ 4. Podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe przetwarzane są, zależnie od celu i rodzaju danych, na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonywania Umowy,
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w szczególności zapewnienia bezpieczeństwa, organizacji działalności Placówki, zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą.
W przypadku danych należących do szczególnych kategorii danych osobowych, w szczególności danych dotyczących zdrowia Dziecka, Administrator przetwarza je wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia Dziecku bezpieczeństwa i właściwej opieki oraz na podstawie właściwej przesłanki określonej w art. 9 ust. 2 RODO, w szczególności wyraźnej zgody, jeżeli jest ona wymagana, albo odpowiednich przepisów prawa uprawniających lub zobowiązujących Administratora do ich przetwarzania.
§ 5. Sposób przetwarzania i systemy informatyczne
Dane osobowe mogą być przetwarzane zarówno w dokumentacji papierowej, jak i w postaci elektronicznej.
Administrator wykorzystuje w szczególności systemy bazodanowe, aplikacje wewnętrzne, usługi automatyzacji procesów oraz usługi przechowywania i przetwarzania danych w chmurze.
W ramach prowadzenia Placówki dane mogą być przetwarzane w szczególności z wykorzystaniem:
- Baserow, w tym wewnętrznych aplikacji Administratora wykorzystujących infrastrukturę Baserow,
- usług Google, w szczególności Google Workspace, Google Drive, Google Docs, Google Forms oraz usług służących automatyzacji procesów,
- usług Apple, w szczególności iCloud,
- Usług Meta, w szczególności WhatsApp for Business,
- innych narzędzi informatycznych wykorzystywanych przez Administratora w zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności Placówki.
Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne mające na celu ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób, które potrzebują takiego dostępu w związku z wykonywanymi obowiązkami.
§ 6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Dane osobowe mogą być przekazywane lub udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Odbiorcami danych lub podmiotami przetwarzającymi dane na zlecenie Administratora mogą być w szczególności:
- dostawcy systemów informatycznych, usług chmurowych, hostingu, przechowywania danych oraz automatyzacji procesów, w tym Baserow, Google i Apple,
- podmioty świadczące usługi informatyczne, programistyczne, administracyjne, serwisowe lub związane z rozwojem i utrzymaniem aplikacji oraz infrastruktury Administratora,
- biura rachunkowe oraz dostawcy systemów księgowych i finansowych,
- podmioty świadczące obsługę prawną,
- podmioty świadczące usługi medyczne lub inne usługi związane z zapewnieniem bezpieczeństwa i opieki nad Dzieckiem,
- inni usługodawcy przetwarzający dane na zlecenie Administratora w zakresie niezbędnym do świadczenia usług na jego rzecz.
Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora uzyskują dostęp do danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań i są zobowiązane do zapewnienia odpowiedniej poufności i bezpieczeństwa danych zgodnie z RODO.
Dane mogą być również udostępniane organom administracji publicznej oraz innym uprawnionym podmiotom, w szczególności organom prowadzącym nadzór lub kontrolę nad działalnością Placówki, organom gminy, organom nadzoru pedagogicznego, organom sanitarnym, Państwowej Inspekcji Pracy, organom podatkowym, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, sądom, organom ścigania oraz innym organom, jeżeli obowiązek lub uprawnienie do udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.
§ 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Administrator korzysta przede wszystkim z usług i infrastruktury umożliwiających przetwarzanie danych na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
W związku z korzystaniem z usług globalnych dostawców technologicznych nie można jednak wykluczyć, że w określonych przypadkach dane osobowe lub dostęp do nich mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Jeżeli takie przekazanie nastąpi, będzie odbywać się zgodnie z przepisami rozdziału V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, w tym standardowych klauzul umownych, jeżeli znajdują zastosowanie.
§ 8. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowywane są przez okres odpowiedni do celu ich przetwarzania, w szczególności:
- przez okres obowiązywania Umowy,
- przez okres wymagany właściwymi przepisami prawa, w szczególności dotyczącymi prowadzenia i przechowywania dokumentacji,
- przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- do czasu cofnięcia zgody – w przypadku danych przetwarzanych wyłącznie na jej podstawie, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania danych.
Po upływie właściwego okresu dane są usuwane, anonimizowane albo podlegają dalszemu przechowywaniu wyłącznie wtedy, gdy wymagają tego przepisy prawa.
§ 9. Prawa osób, których dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje odpowiednio prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Poszczególne prawa przysługują w zakresie i na warunkach określonych w RODO; w szczególności prawo do usunięcia danych nie ma zastosowania w zakresie, w którym Administrator jest zobowiązany do ich dalszego przechowywania na podstawie przepisów prawa.
§ 10. Obowiązek podania danych
Podanie danych niezbędnych do zawarcia i wykonywania Umowy jest warunkiem jej zawarcia i realizacji. Niepodanie takich danych może uniemożliwić zawarcie Umowy albo prawidłowe świadczenie usług przez Placówkę.
W zakresie, w którym obowiązek przetwarzania danych wynika z przepisów prawa, podanie danych jest wymagane w celu wykonania obowiązków prawnych Administratora.
Podanie danych przetwarzanych wyłącznie na podstawie zgody jest dobrowolne, a odmowa jej udzielenia lub jej późniejsze cofnięcie nie powoduje negatywnych konsekwencji innych niż brak możliwości realizacji celu, dla którego zgoda była wymagana.
§ 11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania wobec Dziecka, Rodziców, Opiekunów Prawnych ani osób upoważnionych decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.
Administrator może wykorzystywać automatyzację do wykonywania czynności technicznych i organizacyjnych, takich jak tworzenie dokumentów, aktualizacja danych, obsługa zgłoszeń, ewidencjonowanie obecności lub przekazywanie informacji, przy czym automatyzacje te nie stanowią profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.
Oświadczam, że zapoznałem(-am) się z treścią niniejszej Klauzuli Informacyjnej.
